Mediation in vogelvlucht

Zolang er mensen zijn zullen er conflicten zijn. Iedere mediation is anders want ieder mens is anders en daarom is ieder conflict anders. U kunt hier volgen hoe een mediation - over het algemeen - kan verlopen. Een soort blauwdruk, een geraamte, waarbij u de kunst van het inkleuren gaat beoefenen. Woorden als “proces” en “partijen” proberen we zo veel mogelijk te vermijden - vooral naar cliënten - teneinde geen associaties met juristerij op te roepen. In vogelvlucht; tijdens deze opleiding gaat u dieper in op zaken die dat behoeven.

oefenen in de cave MfN-registermediatorsopleidingCommitment van Cliënten, u zag het al eerder, is hierbij een belangrijk onderdeel. Het zijn uw Cliënten zelf die besluiten om hun probleem aan te pakken en om hun conflict op te lossen. De “probleemeigendom” dient onder alle omstandigheden bij uw Cliënten te blijven. Op geen enkele manier, op geen enkel moment wijkt u hier van af. U zult dit bijzonder helder naar cliënten communiceren, vanaf het eerste contact en u zult het meerdere malen, steeds weer herhalen. Mensen zijn nou eenmaal geneigd om steeds weer lastige dingen af te schuiven en steun te zoeken bij een expert. U werkte minimaal zeven dagen tijdens uw opleiding, daarvóór én daarna voor de examens, om aan dit idee te wennen. U verwacht van uw cliënten dat zij dit in één keer oppakken?

U weet; een belangrijke reden om de probleemeigendom bij cliënten te laten is dat oplossingen die mensen zelf bedenken ook beter door hen zelf worden uitgevoerd en duurzamer nageleefd worden dan wanneer een derde hen iets oplegt. Na een rechterlijke uitspraak zie je immers vaak twee zure gezichten. Zeker bij de in-het-ongelijk-gestelde maar ook bij de “winnaar” die zich zorgen maakt over de uitvoering en naleving in de tijd. En krijgt de “winnaar” altijd wat hij beoogde ? Het zijn toch meestal handje-klap compromissen die gesloten worden. Vandaar dat men beweert dat er na een traditionele rechtsgang alleen maar verliezers overblijven. Vandaar ook dat er bij Mediation niet gesproken wordt over compromissen. Cliënten zoeken zelf naar die oplossing die hen beiden het best bevalt. Waar zij zich helemaal in kunnen vinden en langdurig goed mee kunnen leven. Zo’n oplossing kan wel eens zo onverwacht zijn dat de mediator zijn wenkbrauwen fronst. Verstandig ? Als cliënten happy zijn, dan bent u happy. U kunt hooguit opperen dat het wel gebeurt dat cliënten de haalbaarheid en/of wettigheid van de vondst voor leggen en laten controleren door een deskundige op dat gebied. (Reality Check). Al kent u nog zoveel deskundigen, laat cliënten dit zelf doen. Natuurlijk kunt u vragen stellen over hoe cliënten het over enkele jaren zullen vinden, hoe zij denken over de naleving in het algemeen en of zij het nodig vinden om in dat verband aan een boeteclausule te denken. U kunt aan de hand van ervaringsregels, objectieve criteria of mediations in soortgelijke gevallen uw cliënten op nieuwe, eigen gedachten laten komen. Voor velen betekent leren mediëren, leren los laten, afleren wat u jarenlang heeft aangeleerd : het willen helpen andermans problemen op te lossen. Dat is voor velen de grootste stap.

MEDIATIONVOORBEREIDING

Al vanaf het eerste contact met een van uw cliënten zorgt u ervoor dat de probleemeigendom blijft waar zij hoort. U laat niet toe dat u geconfronteerd wordt met een eenzijdig verhaal en kapt spontane ontboezemingen direct af. U gaat dus ook niet contact zoeken met de ander maar vraagt of de eerste cliënt wil vragen of de ander contact met u op wil nemen. Mocht dat om een of andere reden lastig zijn dan kunt u vragen of een andere mediator of secretaresse een afspraak voor u wil maken. U kunt zo’n tijdelijk intermediair voorzien van een geschreven tekst omdat de juiste eerste indruk van vitaal belang is voor het verdere verloop. Je krijgt immers geen tweede kans voor een eerste indruk en dit kan vaker voorkomen. Een tweede reden hiervoor is dat de ander niet de indruk mag krijgen dat u voor of namens zijn of haar tegenpartij optreedt. De indruk van partijdigheid moet vanaf het prille begin consequent vermeden worden. Als zo’n gevoel zich eenmaal gaat nestelen kan het op een onverwacht moment manifest worden; soms zelfs vlak voor het einde van uw mediation. Zelden komt u achter de ware toedracht als er bijvoorbeeld ooit ’n klacht wordt ingediend.

LOCATIE

U laat ook hier het initiatief bij cliënten. U kunt hooguit enkele suggesties opperen als dat nodig is en dan pas in tweede instantie. Denk bijvoorbeeld aan: een neutrale plaats geografisch gelegen tussen cliënten in; een spreekkamer bij een Kamer van Koophandel, een rustige herberg, een wegrestaurant, een lobby van een chique hotel, een studiezaaltje van een bibliotheek, een leegstaand klaslokaal, een wijkgebouw, een zaaltje van een kerk, stationsrestauratie. Kortom overal kan gemedieerd worden en overal wordt er ook gemedieerd. Er zijn mediators die thuis ontvangen en er zijn mediators die bij cliënten thuis mediëren (b.v. bij echtscheidingen). Commerciële mediations (tussen bedrijven) vragen om een andere locatie dan burenruzies. Bij de een gaat men eerder een zaal huren in een Grand Hotel en bij de ander gezellig in het achterzaaltje van het buurtcafé. In alle gevallen is het zaak daar eerst polshoogte te nemen en goede afspraken te maken over rust en privacy. U staat immers garant voor de geheimhouding, discretie en bescherming van uw cliënten. Zo zou een wegrestaurant meer privacy kunnen bieden dan een achteraf zaaltje van een buurtcafé. Er zijn mediations gehouden in een rustieke herberg net over de grens. Men is er helemaal uit. Weinig kans om bekenden tegen te komen. En de omliggende natuur deed de rest.

DE SETTING / DE ZITTING

King Arthur zat al aan een ronde tafel; Karel de Groote in een kring onder een oude Lindeboom; bepaalde Indianen zaten op de vloer onder een speciaal laag afdak waar je alleen in nederig gebogen houding in en uit kon; wij zitten gewoon rond een tafel. Zolang je cliënten in de ogen kunt kijken en als de sfeer maar goed is (voldoende licht, lucht en water) dan is de basis voor een succesvolle mediation gelegd.

DE CAUCUS; GESPREK MET ÉÉN CLIËNT ZONDER DE ANDER

In het Handboek Mediation leest u dat het initiatief tot het houden van een caucus uit dient te gaan van cliënten en dat de mediator uiteindelijk het besluit neemt. Hij is en blijft uiteindelijk de baas over de mediation. Wees zuinig met het instrument Caucus daar het indruist tegen het uitgangspunt van mediation; cliënten weer met elkaar in gesprek krijgen. Daarbij zou u voor u zelf een ongewenste machtspositie creëren. Als het echt niet anders kan; cliënten vreten elkaar bij wijze van spreke op, dan is de heersende leer dat een caucus mag. Organiseer in geval van zo’n caucus een behoorlijke plek; dus niet even op de gang. Pas ook op met het wegsturen van de andere cliënt. Zorg ervoor dat deze zich niet verveelt tijdens het wachten. (Voor sommigen is wachten een crime) U krijgt ergernis op de meest onverwachte momenten teruggespeeld. Houd vooral tijdens een caucus de tijd goed in de gaten. Als het lang gaat duren maak dan een aparte afspraak.

Tenslotte: als u caucust met de een, dan ook met de ander (In ieder geval aanbieden). Wellicht zult u met ons concluderen dat het houden van aparte intake-gesprekken om dezelfde redenen niet past bij de mediationgedachte. Tenzij beide Cliënten daar prijs op stellen en u het voorstel met dezelfde volzin als hierboven inleidt. Er kan een voordeel schuilen in het houden van aparte intake-gesprekken, n.l. dat verborgen agenda’s, emoties of schaamte daar wellicht al uitgesproken worden zodat als de mediation eenmaal aan de gang is deze kwesties niet vertroebelend of remmend werken. Zou men kunnen stellen: “Intake voorkomt caucus” ? Om de caucus te (mis-)gebruiken teneinde ieders BAZO (Beste Alternatief Zonder Oplossing) te achterhalen doet o.i. tekort aan het eigenlijke doel van een mediation en geeft richting aan probleemonteigening. Alle deelnemers aan een mediation zouden na een toch gehouden caucus moeten concluderen dat de caucus niet nodig was geweest. Een mediator die het instrument caucus hanteert om sneller inzicht in de oplossing te krijgen en zo beter kan sturen hanteert de evaluatieve stijl. De faciliterende mediator zal afwachten met welke ideeën cliënten komen. Puristen hangen deze laatste stijl aan.

Tenslotte: Analyses tonen aan dat in 90 % van onderzochte klachten een caucus had plaats gevonden. Het vertrouwen was van meet af aan zoek en dit werd niet uitgesproken.

DE OPENING

Tijdens het eerste contact heeft u uitgelegd wat mediation behelst, u stuurde informatie op waar het nog eens duidelijk wordt gemaakt en toch komt het voor dat cliënten tijdens de eerste bijeenkomst nog niet weten wat mediation is. Mensen luisteren selectief. Zij horen vaak alleen wat zij willen of wat zij verwachten; dat u voor ze aan de slag gaat, dat u hun probleem gaat oplossen. Het is voor hen vermoedelijk de eerste keer dat zij met deze andere manier van denken kennis maken. U dient derhalve bij de eerste bijeenkomst weer uit te leggen wat mediation is. Beter is om cliënten eerst die vraag voor te leggen. Als ze gedwongen worden erover na te denken zijn ze ook ontvankelijker voor het antwoord. U schaalt uw cliënten hoog in. Dit voelen zij en willen aan die verwachting voldoen. Daarbij voorkomt u ergernis die ontstaat als u iemand iets vertelt dat hij of zij al weet en zet u wel direct de juiste toon door uw cliënten aan het werk te zetten in plaats van zelf te gaan zwoegen, want dat is niet de bedoeling. U weet, een mediator is lui, simpel en dakloos (LSD) Bij de opening van een (normaal) gesprek hebben sommigen van u wellicht geleerd om u zelf goed voor te bereiden. Bij mediation is het dus zaak uw cliënten goed voor te bereiden omdat zij het werk gaan doen.

De opening is de basis en bepalend voor het verdere verloop. Er zijn mediators die hun opening helemaal woordelijk uitschrijven, inclusief het deel waarin zij iets vertellen over zichzelf; iets dat zij relevant achten voor deze mediation. Natuurlijk lezen zij het niet voor, maar het uitschrijven geeft overzicht, zekerheid en de hoofdzaken worden duidelijk neergezet.

Het werkt tevens in het voordeel van de mediation wanneer u na uw persoonlijke achtergrondverhaal probeert iets te vertellen over wat u al weet over uw cliënten. U kunt daarin alvast een beetje (in positieve richting) sturen. Want dat mag en verderop tijdens de mediation moet het ook. Het getuigt van interesse in de mens en respect voor uw cliënten. En wie respect toont, kan erop rekenen respect te ontvangen.

Na de wederzijdse introducties, uw rol, rol van cliënten en uitleg van het verloop van de mediation, vraagt u hoe cliënten wensen tijdens de mediation met elkaar om te gaan; welke fatsoensnormen zij willen hanteren. U kunt de flipover (laten) gebruiken. Als de antwoorden niet vlotten kunt u alvast beginnen met bijvoorbeeld: naar elkaar luisteren, uit laten spreken, niet in de reden vallen, respect tonen, constructief samenwerken, volledig inzetten, eerlijk zijn etc. . Voordat u het weet staat het commitment op de flip. Handig voor het verdere verloop, want deze flip komt steeds weer terug. Zeker handig voor het opstellen van de vaststellingsovereenkomst. Nu heeft u eigenlijk al bijna teveel gedaan. In het begin geeft u even ‘n inspanning, ‘n zwengel aan het wiel, om vervolgens het “perpetuum mobile” met lichte impulsen gaande te houden.

Bij het invullen van de mediationovereenkomst stuit u direct op de cruciale vraag: “Waar gaat het conflict over ?” . Hier brandt u uw eigen vingers niet aan maar laat dit geheel over aan uw cliënten. Het werkt ook hier om hun “kreten” direct op de flip te zetten.

Zij zullen zichzelf gaan corrigeren en pas als er een duidelijke korte omschrijving van hun probleem op de flip staat kunt u het gaan of laten invullen op de overeenkomst. Dit kan even duren maar het is alleszins de moeite waard eerst helder te krijgen waar het nu eigenlijk om gaat. Omdat mediators per definitie “simpel” zijn is het geen schande om cliënten enkele malen te vragen de probleemanalyse aan te scherpen zodat iedereen er zich in kan vinden. Alleen met een ondubbelzinnige probleemdefinitie, waar iedereen achterstaat, kan er pas gemedieerd worden. Daarbij dient deze ook in de vaststellingsovereenkomst opgenomen te worden en het is prettig als dat dezelfde is als in de eerste overeenkomst tot het aangaan van de mediation.

Bij het samen invullen van de overeenkomst tot het aangaan van de mediation doorloopt u (nogmaals) de volgende onderwerpen en kenmerken van mediation en licht deze toe.

  1. Geheimhouding
  2. Onpartijdigheid mediator
  3. Onafhankelijkheid mediator
  4. Vrijwilligheid
  5. Delen van kosten
  6. Cliënten vinden samen oplossing
  7. Streven naar behoud relatie
  8. Flexibiliteit en Creativiteit
  9. Bevoegdheid/Mandaat
  10. Juridische consequenties
  11. Misbruik mediation
  12. Evenwicht
  13. Nazorg Deze onderwerpen komen nog uitgebreid aan de orde.

De Routekaart kan voor cliënten net zo’n handige leidraad zijn als voor de mediator. U kunt gebruik maken van de metafoor “Bergbeklimmen” en de tekening, al dan niet reeds voorbereid, gewoon op de muur plakken of ter plekke tijdens de uitleg op de flip neerzetten. Alles mag. Mediation is immers flexibel en creatief.

De eerste sessie is gericht op inventarisatie van het conflict. Cliënten dienen elkaars feiten, visies en percepties te horen. Zo komt de mediator er ook achter. Er behoeft geen overeenstemming te bestaan over de feiten. In ieder geval gaat de mediator niet in op het waarheidsgehalte. Wat voor cliënten als waarheid geldt is voldoende. Wel kan de mediator (weer op de flip) de feiten inventariseren onder cliënt A en cliënt B. (Geen namen op de flip zetten). De mediator laat cliënten zelf conclusies trekken. Hij is staande bij de flip slechts uitvoerder van de wensenkreten van zijn cliënten. De kunst voor de mediator is om cliënten weldra richting toekomst te laten denken. Met feiten is men vaak met het verleden bezig en daar ligt geen oplossing, anders had men u niet hoeven vragen. Waar het om gaat is de toekomstige relatie van cliënten met elkaar helder te krijgen. En die ligt in het gemeenschappelijke belang dat cliënten uiteindelijk dienen te vinden. Het gemeenschappelijk belang is de hefboom waarmee de mediator cliënten gefocused kan houden op het oplossen van hun probleem. Hoe mediations verlopen, hoe mediators te werk gaan, zien we tijdens de behandeling van het “bergbeklimmen” hieronder.

Pas als cliënten het hele conflict van een integrale oplossing hebben voorzien breekt het moment aan waarop cliënten moeten gaan besluiten al dan niet accoord te gaan met hun uitkomst. (Tussentijdse deeloplossingen maken wel deel uit van zo’n groeiproces en kunnen door cliënten al als bindend worden vastgelegd en afgesproken). De mediator kan zich sceptisch gaan opstellen t.a.v. de haalbaarheid; hij kan ‘scherpzinnige’ vragen gaan stellen over de uitvoerbaarheid, (conform Handboek Mediation) de ‘Ongelovige Thomas’ uithangen met het oog op de toekomst; alles om cliënten zover te krijgen dat zij de mediator gaan overtuigen van hun gelijk. (de interne reality check). Vervolgens kan de mediator stellen dat niet hij overtuigd hoeft te worden maar dat het wel gebeurt dat cliënten overwegen om een deskundige op dit gebied te overtuigen, vooral ook van de consequenties op de langere termijn. (de externe reality check) Zo wordt bereikt dat er bij cliënten sprake is van een “informed consent”. Cliënten, die aldus weten waar ze het over eens zijn, dienen vervolgens op het idee te komen (gebracht te worden) dat het verstandig is om hun afspraken vast te leggen. U heeft dit bij de introductie al wel gezegd maar het is sterk als cliënten daar nu zelf om vragen. U kunt dan eenvoudiger aan hen vragen wat zij willen vastleggen en hoe zij het geformuleerd zouden willen hebben. Voordat u het weet zijn cliënten zelf aan het schrijven. U geeft ieder van hen elkaars versie en gedrieën gaat u aan de slag om er één mooie vaststellingsovereenkomst van te maken met evenzovele bijlagen als er concept verslagen zijn aangeleverd. Met het uiteindelijk resultaat kunnen cliënten dan duidelijker met de toetsingsdeskundigen converseren.

Bij het tekenen van de vaststellingsovereenkomst is het tot nu toe vrijblijvende karakter van de mediation vervangen door een rechtens afdwingbaar document. (het adagium “overeenkomsten strekken partijen tot wet” is u bekend; het schriftelijke aspect is prettig voor de bewijsvoering ) Cliënten kunnen ook besluiten de vaststellingsovereenkomst te laten concipiëren door b.v. een notaris. Deze geeft dan meteen uitsluitsel over de executoriale titel i.g.v. niet nakoming/wanprestatie. Zo’n titel heeft de deurwaarder /incassant immers nodig om bij niet nakoming te executeren. U heeft vanaf het eerste begin duidelijk gemaakt dat het voor u totaal geen verschil maakt of er wel of geen vaststellingsovereenkomst komt. Geen enkele uitkomst is voor u van belang. U mag ook geen enkel belang hebben bij enige uitkomst. Dit is goed nogmaals te onderstrepen als cliënten zich niet aan hun afspraken/spelregels houden. Blijven zij b.v. maar ruzieën waardoor geen enkele voortgang ontstaat, dan dient u dit aan de orde te stellen met de mededeling dat u opstapt / de mediation niet voortzet als zij zo doorgaan. Besef wel dat u dit dan ook daadwerkelijk moet doen. Het werkt en de kans is groot dat men na een tijdje weer contact met u zoekt.

Lees hier verder

 

opleidingen-button

aanmelden

aanvraag-info

opleidingen-button

Basis-Mediationopleiding-button

Familie-Mediationopleiding-button

Mediator-in-Strafzaken-button

Opnamedag-Video-Assessment-button2

mediatorsregister.nl-button2

banner-vlinderkind

 

logo-MfN-familiemediation logo-MfN-basisopleiding dnvlogogecertificeerdmediator RvR logo2 rechtspraak  lloys register  CPIO  logo-crkbo