Mediation in vogelvlucht

Zolang er mensen zijn zullen er conflicten zijn. Iedere mediation is anders want ieder mens is anders en daarom is ieder conflict anders. U kunt hierna lezen hoe een mediation – over het algemeen – kan verlopen. Woorden als “proces”, “ruzie”, “conflict” en “geschil” proberen we zo veel mogelijk te vermijden – vooral naar cliënten – teneinde geen associaties met juridisering op te roepen en omdat cliënten niet graag over woorden van die strekking praten. Al snel kan dan worden gezegd “Conflict? Ik heb geen conflict, die ander heeft een conflict!”. Wij praten dus graag in woorden met de strekking “datgene wat u hier aan tafel brengt ...”.

Commitment van cliënten, is de belangrijkste voorwaarde voor het starten van een mediation. Het zijn uw cliënten zelf die besluiten om hun probleem aan te pakken en op te lossen. Het probleemeigendom dient onder alle omstandigheden bij uw cliënten te blijven. Op geen enkele manier, op geen enkel moment wijkt u hiervan af. U zult dit bijzonder helder naar cliënten moeten communiceren en mogelijk moeten herhalen. U bent begeleider in het communicatie- en onderhandelingsproces, geen probleemeigenaar. U reikt ook geen oplossingen aan maar faciliteert de gesprekken op een dusdanige wijze dat partijen de oplossingen zelf vinden. Voor vele mediators betekent leren mediëren: leren loslaten, afleren wat u jarenlang heeft aangeleerd nl. het inhoudelijk willen helpen andermans problemen op te lossen. Dat is voor vele mediators de grootste uitdaging.

Een belangrijke reden om het probleemeigendom bij cliënten te laten is dat oplossingen die mensen zelf bedenken ook beter door hen zelf worden gedragen en uitgevoerd en duurzamer nageleefd worden dan wanneer een derde hen iets oplegt. Na een rechterlijke uitspraak zie je immers vaak uiteindelijk twee verliezers. Zeker bij de in-het-ongelijk- gestelde maar ook bij de “winnaar” die zich zorgen maakt over de uitvoering en naleving. En krijgt de “winnaar” altijd wat hij beoogde? Vandaar dat men beweert dat er na een traditionele rechtsgang vaak alleen maar verliezers overblijven.

Bij mediation wordt bij voorkeur niet gesproken over compromissen. Water bij de wijn, is de op een na beste oplossing. Beter is wanneer cliënten zelf naar de oplossing zoeken die hen beiden het best bevalt. Waar zij zich helemaal in kunnen vinden en langdurig goed mee kunnen leven.

Als cliënten tevreden zijn, dan bent u tevreden. U dient wel te opperen, zelfs dringend te adviseren, dat het verstandig is om de haalbaarheid en /of wettigheid van de vondst voor te leggen en te laten controleren door een deskundige op dat gebied (Reality check en informed consent). Ook dit moeten cliënten bij voorkeur zelf doen. Alleen wanneer cliënten geen deskundigen om hen heen hebben kunt u uw netwerk aanbieden zonder daar tussen te zitten. U verdient ook niet aan doorverwijzingen, u mag daar immers geen belang bij hebben, behalve in de vorm van klanttevredenheid. De meest waardevolle verdienste die er is.

Natuurlijk kunt u ook vragen stellen over hoe cliënten de gevonden oplossing nadat een bepaalde tijd is verstreken zullen vinden en hoe zij denken over de naleving in het algemeen en of zij het nodig vinden om in dat verband aan een boetebeding te denken. Een beetje sturen mag natuurlijk en soms is het noodzakelijk. U doet dit door te refereren aan de hand van ervaringen, objectieve criteria of mediations in soortgelijke gevallen.

Mediationvoorbereiding
Al vanaf het eerste contact met een van uw cliënten zorgt u ervoor dat het probleemeigendom blijft waar zij hoort. U laat niet toe dat u geconfronteerd wordt met een eenzijdig verhaal en kapt spontane ontboezemingen direct af. U informeert slechts over wat mediation inhoudt. U gaat dus ook geen contact zoeken met de ander maar vraagt of de eerste cliënt wil vragen of een vrijblijvende kennismaking met beiden mogelijk is. Tijdens dat eerste gesprek geeft u aan van hen beiden in het kort te willen vernemen wat zij tijdens de mediation besproken willen hebben en u geeft aan die informatie als vertrekpunt te zien om daarmee uw onpartijdigheid te kunnen waarborgen.

De indruk van partijdigheid moet dus vanaf het prille begin consequent vermeden worden. Als zo’n gevoel zich eenmaal gaat nestelen kan het op een onverwacht moment manifest worden; soms zelfs vlak voor het einde van uw mediation. U benadrukt tevens uw neutrale positie, u heeft geen enkel belang bij een uitkomst. Zelfs niet of er een uitkomst zal komen. Dat is immers aan uw cliënten en hoe zij zich daarin opstellen.

Locatie
U laat ook hier het initiatief bij cliënten. Het is belangrijk dat de locatie voor uw cliënten goed voelt. U kunt hooguit enkele suggesties opperen als dat nodig blijkt. Commerciële mediations (tussen bedrijven) vragen om een andere locatie dan burenruzies of een scheidingsmediation. In alle gevallen is het zaak daar eerst poolshoogte te nemen en goede afspraken te maken over rust en privacy. U staat immers garant voor de geheimhouding, discretie en bescherming van uw cliënten. U creëert ook daarmee een veilige omgeving.

De setting
King Arthur zat al aan een ronde tafel. Karel de Groote in een kring onder een oude Lindeboom. Bepaalde Indianen zaten op de vloer onder een speciaal laag afdak waar je alleen in nederig gebogen houding in en uit kon. Wij zitten gewoon bij voorkeur aan een ronde tafel. Zolang je de cliënten in de ogen kunt kijken en vooral ook cliënten elkaar en als de sfeer maar goed is (voldoende licht, lucht en een drankje) dan is de basis voor een succesvolle mediaton gelegd.

De opening
Tijdens het eerste contact heeft u uitgelegd wat mediation behelst, u stuurde informatie op waarmee dat nog eens duidelijk wordt gemaakt en u stuurt vooraf de mediationovereenkomst, de MfN-gedragsregels voor de registermediator en het MfN-mediationreglement aan uw cliënten. Ondanks dit alles komt het toch dat cliënten tijdens de eerste bijeenkomst nog niet weten wat mediation precies is en op basis van welke belangrijke uitgangspunten en randvoorwaarden binnen de mediation wordt voldaan. Mensen luisteren selectief en kunnen, zeker in spannende situaties, niet alles bevatten. Zij horen vaak alleen wat zij willen of wat zij verwachten; dat u voor ze aan de slag gaat, dat u hun probleem gaat oplossen. Het is voor hen vermoedelijk de eerste keer dat zij met deze manier van denken kennis maken. U dient derhalve bij de eerste bijeenkomst altijd uit te leggen wat mediation is.

Beter nog is het om cliënten eerst die vraag voor te leggen. Als zij gedwongen worden erover na te denken zijn ze ook ontvankelijker voor het antwoord. Bovendien voorkomt u ergernis door iemand iets te vertellen wat hij of zij al weet en zet u direct de juiste toon door uw cliënten aan het werk te zetten in plaats van zelf te gaan zwoegen, want dat is niet de bedoeling. Bij het voeren van een (normaal) overleg heeft u wellicht geleerd om u zelf goed voor te bereiden. Bij mediation is het zaak uw cliënten goed voor te bereiden omdat zij het werk gaan doen. De opening is dan ook de basis en bepalend voor het verdere verloop van de mediation.

Er zijn mediators die hun opening helemaal woordelijk uitschrijven, inclusief het deel waarin zij iets vertellen over zichzelf; iets dat zij relevant achten voor deze mediation. Natuurlijk lezen zij het niet voor, maar het uitschrijven geeft overzicht, zekerheid en de hoofdzaken worden duidelijk neergezet. Het werkt tevens in het voordeel van de mediation wanneer u na uw persoonlijke achtergrondverhaal probeert iets te vertellen over wat u al weet over uw cliënten en wat hun ter tafel brengt.

Na de wederzijdse introducties, uw rol, de rol van cliënten en uitleg van het verloop van de mediation, kunt u, indien de sfeer dat vereist, op dat moment vragen hoe cliënten wensen tijdens de mediation met elkaar om te gaan. Als de antwoorden niet vlotten begint u alvast met: “naar elkaar luisteren, uit laten spreken, niet in de reden vallen, respect tonen, constructief samenwerken, volledig inzetten, eerlijk zijn etc. U creëert daarmee het nodige commitment. Dit is ook van toegevoegde waarde voor het verdere verloop, want u kunt hieraan refereren wanneer cliënten zich niet aan deze afspraken houden.

Bij het doorspreken van de overeenkomst tot het aangaan van de mediation doorloopt u (nogmaals) de volgende onderwerpen en kenmerken van mediation en licht deze toe.

  1. Geheimhouding
  2. Onpartijdigheid mediator
  3. Onafhankelijkheid mediator
  4. Vrijwilligheid
  5. Kosten
  6. Cliënten vinden samen een oplossing
  7. Flexibiliteit en Creativiteit
  8. Bevoegdheid/Mandaat
  9. Juridische consequenties
  10. Commitment

De eerste sessie is gericht op de inventarisatie van het conflict. We noemen dit de exploratiefase. Cliënten dienen elkaars feiten, visies en percepties te horen. Er hoeft geen overeenstemming te bestaan over de feiten. In ieder geval gaat de mediator niet in op het waarheidsgehalte. Wat voor cliënten als waarheid geldt is voldoende. Wel kan de mediator de feiten inventariseren onder de cliënten. De mediator laat cliënten zelf conclusies trekken.

De kunst voor de mediator is om cliënten richting toekomst te laten denken. Met feiten is men vaak met het verleden bezig en daar ligt geen oplossing, anders had men u niet hoeven vragen. Waar het om gaat is de toekomstige relatie van cliënten met elkaar helder te krijgen. En die ligt in het gemeenschappelijk belang dat cliënten uiteindelijk dienen te vinden. Het gemeenschappelijk belang is de hefboom waarmee de mediator cliënten gefocust kan houden op het oplossen van hun probleem.

Hoe mediations verlopen, hoe mediators te werk gaan, zien we tijdens de behandeling van het “bergbeklimmen” hierna. Pas als cliënten het hele conflict van een integrale oplossing hebben voorzien breekt het moment aan waarop cliënten moeten gaan besluiten al dan niet akkoord te gaan met hun uitkomst. De mediator kan zich dan sceptisch gaan opstellen t.a.v. de haalbaarheid; hij kan argwanende vragen stellen over de uitvoerbaarheid; enig cynisme, ironie, de ongelovige Thomas uithangen met het oog op de toekomst; alles om cliënten zover te krijgen dat zij de mediator gaan overtuigen van hun gelijk. (De interne reality check).

Vervolgens kan de mediator stellen dat niet hij overtuigd hoeft te worden maar dat cliënten zouden kunnen overwegen om een deskundige op dit gebied te overtuigen, vooral ook van de consequenties op de langere termijn. (de externe reality check).

Zo wordt bereikt dat er bij cliënten sprake is van een “informed consent”. Cliënten, dienen op het idee te komen (gebracht te worden) dat het verstandig is om hun afspraken vast te leggen. U heeft dit bij de introductie al wel gezegd maar het is sterk als cliënten daar nu zelf om vragen. U kunt dan eenvoudiger aan hen vragen wat zij willen vastleggen en hoe zij het geformuleerd zouden willen hebben. Op basis daarvan gaat u aan de slag om een vaststellingsovereenkomst te maken, die recht doet aan de wensen van uw cliënten.

De vaststellingsovereenkomst dient Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch en Tijdsgebonden te worden omschreven. Hierdoor wordt voorkomen dat er later nieuwe conflicten ontstaan over de inhoud van de vaststellingsovereenkomst en de uitvoering van wat daar in staat.

Met het uiteindelijk concept resultaat kunnen cliënten dan duidelijker met de toetsingsdeskundigen converseren. Bij het tekenen van de vaststellingsovereenkomst is het tot nu toe vrijblijvende karakter van de mediation vervangen door een rechtens afdwingbaar document. (het adagium “overeenkomsten strekken partijen tot wet” is u bekend; het schriftelijke aspect is prettig voor de bewijsvoering) cliënten kunnen ook besluiten de vaststellingsovereenkomst te laten concipiëren door b.v. een notaris. Deze geeft dan meteen uitsluitsel over de executoriale titel in geval van niet nakoming/wanprestatie.

U heeft vanaf het eerste begin duidelijk gemaakt dat het voor u totaal geen verschil maakt of er wel of geen vaststellingsovereenkomst komt. Geen enkele uitkomst is voor u van belang. U mag ook geen enkel belang hebben bij enige uitkomst. Dit is goed nogmaals te onderstrepen als cliënten zich niet aan hun afspraken/spelregels houden. Blijven zij bijvoorbeeld maar ruziën waardoor geen enkele voortgang ontstaat, dan dient u dit aan de orde te stellen met de mededeling dat u opstapt, de mediation niet voortzet als zij zo doorgaan. Dit doet u natuurlijk pas na de nodige interventies, zoals meta-communicatie, paradoxaal interveniëren, etc. te hebben toegepast. Besef wel dat u dit dan ook daadwerkelijk moet doen. Het werkt en de kans is groot dat men na een tijdje weer contact met u zoekt. Dan heeft u het respect gewonnen. De zekerheid die u uitstraalt door dit ultimum remedium zorgt ervoor dat u dit wapen niet snel hoeft in te zetten.

Naar de top in zeven fasen
Voor uw cliënten werkt het plezierig als zij zien hoe het traject verloopt. U geeft hen de vrije teugel maar laat tevens de route zien. Samen kunt u bepalen of een fase afgehandeld is en of de volgende stap genomen kan worden. Het kan geen kwaad uw cliënten te wijzen op de kans dat tijdens die volgende fase kan blijken dat er toch iets vergeten is in een vorige fase en dat u even met hen terug gaat. Het kan zelfs gebeuren dat u eenmaal in fase 5 toch weer even terug moet naar fase 2 omdat daar iets is blijven liggen.

Vergeten is menselijk. Sommigen noemen dit het cyclisch proces dat bij mediation hoort. Hierna ziet u de zeven fasen (conform Het Handboek Mediation) met enkele vaardigheden die daar gehanteerd kunnen worden. Dat deze vaardigheden ook in andere fasen toegepast kunnen worden spreekt voor zich. Ook vanuit die optiek kunt u spreken van een cyclisch proces.

 

opleidingen-button

aanmelden

aanvraag-info

opleidingen-button

Basis-Mediationopleiding-button

Familie-Mediationopleiding-button3

Mediator-in-Strafzaken-button

Opnamedag-Video-Assessment-button2

mediatorsregister.nl-button2

banner-vlinderkind

 

logo-MfN-familiemediation logo-MfN-basisopleiding dnvlogogecertificeerdmediator RvR logo2 rechtspraak  lloys register  CPIO  logo-crkbo